สำหรับสำนักงานที่ต้องส่งเอกสารเป็นประจำ การมีระบบจัดส่งที่เหมาะสมช่วยให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาออกจากสำนักงานเพื่อเดินทางไปส่งเอกสารด้วยตนเอง แต่การเลือกผู้ให้บริการควรเริ่มจากการวิเคราะห์รูปแบบงานของบริษัทก่อน เพราะสำนักงานแต่ละแห่งมีจำนวนเอกสารและพื้นที่จัดส่งแตกต่างกัน

เริ่มจากวิเคราะห์ปริมาณงาน

ก่อนเลือกบริการ ควรสำรวจว่าบริษัทส่งเอกสารประมาณกี่รายการต่อวันหรือสัปดาห์ และส่วนใหญ่ส่งไปพื้นที่ใด หากมีข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้เปรียบเทียบรูปแบบบริการได้ง่ายขึ้น

บริษัทที่ส่งไม่บ่อย

หากมีงานเพียงบางครั้ง การใช้บริการแบบรายเที่ยวอาจเหมาะกว่า เพราะไม่จำเป็นต้องมีค่าใช้จ่ายประจำ

บริษัทที่ส่งเป็นประจำ

หากต้องส่งเอกสารทุกวัน ควรสอบถามบริการสำหรับลูกค้าองค์กรหรือแพ็กเกจรายเดือน เพื่อดูว่ารูปแบบใดเหมาะกับปริมาณงานและงบประมาณ

แยกเอกสารตามระดับความเร่งด่วน

ไม่ใช่เอกสารทุกฉบับต้องใช้บริการด่วน ควรแบ่งเป็นเอกสารทั่วไปและเอกสารที่มี Deadline

ตัวอย่างเช่น เอกสารภายในอาจสามารถจัดส่งตามรอบปกติได้ ขณะที่สัญญาหรือเอกสารที่ต้องส่งภายในวันอาจต้องใช้ บริการส่งเอกสารด่วน การแยกประเภทตั้งแต่ต้นช่วยให้บริษัทบริหารต้นทุนได้ดีขึ้น

เลือกผู้ให้บริการที่มีข้อมูลการส่งมอบ

สำนักงานควรสามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารแต่ละรายการส่งถึงใครและเมื่อใด โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า คู่ค้า หรือหน่วยงานภายนอก

การเก็บข้อมูลเหล่านี้เป็นประโยชน์ต่อฝ่ายธุรการ เพราะเมื่อมีการสอบถามย้อนหลังสามารถตรวจสอบได้ง่าย

รองรับหลายสาขาหรือไม่

บริษัทที่มีสำนักงานใหญ่และสาขาควรพิจารณาบริการที่รองรับการรับส่งระหว่างสถานที่หลายแห่ง เพราะจะช่วยลดงานประสานงานและทำให้การจัดส่งเป็นระบบมากขึ้น

นอกจากนี้ควรเตรียมข้อมูลมาตรฐาน เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทร และชื่อผู้ติดต่อ เพื่อช่วยลดข้อผิดพลาดในการส่ง

เลือกจากความเหมาะสม ไม่ใช่ราคาอย่างเดียว

ราคาที่ต่ำกว่าไม่ได้หมายความว่าจะเหมาะกับทุกบริษัท หากต้องส่งเอกสารที่มีความสำคัญ การมีระบบติดตาม ช่องทางติดต่อ และหลักฐานการส่งมอบอาจมีคุณค่ามากกว่าการประหยัดค่าจัดส่งเพียงเล็กน้อย

สำหรับสำนักงานที่ต้องส่งเอกสารเป็นประจำ การเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะกับรูปแบบงานจะช่วยลดภาระของพนักงาน และทำให้กระบวนการส่งเอกสารมีความเป็นระบบมากขึ้น

FAQ

สำนักงานควรใช้บริการส่งเอกสารรายเที่ยวหรือรายเดือน?
ขึ้นอยู่กับปริมาณงาน หากส่งเป็นประจำควรเปรียบเทียบแพ็กเกจรายเดือนกับค่าบริการรายเที่ยวก่อนตัดสินใจ

เอกสารประเภทใดควรใช้บริการด่วน?
เอกสารที่มี Deadline หรือจำเป็นต้องถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด เช่น สัญญา เอกสารธุรกิจ และเอกสารสำหรับติดต่อหน่วยงาน

บริษัทควรเก็บหลักฐานการส่งเอกสารไว้นานแค่ไหน?
ควรพิจารณาตามประเภทเอกสารและนโยบายของบริษัท โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมหรือสัญญา ควรมีระบบจัดเก็บข้อมูลการส่งมอบที่ตรวจสอบย้อนหลังได้