สำหรับส่วนมากของเราการส่งเอกสารการโอนเงินเป็นเรื่องง่ายมากเพราะรับส่งเอกสารส่วนใหญ่มีขนาดเล็กมาก ในกรณีเหล่านี้ข้อความอีเมลที่เรียบง่ายหรือสิ่งที่แนบมากับอีเมลคือสิ่งที่จำเป็นในการรับข้อมูลของเราไปยังผู้รับของเรา ภาพรวมทั้งหมดจะเปลี่ยนแปลงไปเมื่อเอกสารที่ต้องการส่งมีขนาดค่อนข้างใหญ่
นี่คือสถานการณ์ทั่วไปที่ต้องเผชิญกับบริษัทด้านสถาปัตยกรรมวิศวกรรมและการก่อสร้างซึ่งต้องส่งพิมพ์เขียวหรือเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ จนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้การส่งเอกสารผ่านทางหรือโปรโตคอลการถ่ายโอนไฟล์ถือเป็นวิธีการที่ใช้กันแพร่หลายมากที่สุดสำหรับการส่งเอกสารขนาดใหญ่ แต่ผู้ที่เคยใช้กับเอกสารขนาดใหญ่มาให้ความเข้าใจอย่างรวดเร็วว่าอาจจะค่อนข้างซับซ้อน เสร็จสิ้นสิ่งที่ควรจะเป็นกระบวนการที่ง่ายและรวดเร็ว เนื่องจากนี่เป็นงานประจำที่ทำซ้ำตลอดทั้งวันทำการจึงต้องทำอย่างมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์ในสำนักงาน
อย่างไรก็ตามมีเทคโนโลยีการถ่ายโอนเอกสารใหม่อยู่ในขณะนี้ซึ่งจะช่วยปรับปรุงขั้นตอนการส่งรับและติดตามรับส่งเอกสารขนาดใหญ่ได้อย่างปลอดภัยทางออนไลน์
ซอฟท์แวร์ใหม่นี้ได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงความต้องการของ บริษัทก่อสร้างสถาปัตยกรรมและวิศวกรรม ซอฟท์แวร์การจัดการที่ดีที่สุดสำหรับการถ่ายทอดคือเว็บเบสเพื่อความสะดวกในการใช้งาน โซลูชันเหล่านี้นำเสนอวิธีการที่รวดเร็วปลอดภัยและใช้งานง่ายในการแบ่งปันพิมพ์เขียวและไฟล์ขนาดใหญ่ซึ่งจะแทนที่ซอฟต์แวร์อย่างสมบูรณ์ สิ่งที่จำเป็นต้องใช้เพื่อทำให้การทำงานเป็นไปได้คือคอมพิวเตอร์ของคุณออนไลน์และคุณสามารถเข้าถึงเบราว์เซอร์ทั่วไป เช่น ไม่จำเป็นต้องใช้ฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อให้คุณสามารถส่งและรับเอกสารดิจิทัลขนาดใหญ่ได้
ประโยชน์อื่นที่มาพร้อมกับการใช้โซลูชันการจัดการเอกสารรุ่นใหม่นี้ก็คือพวกเขายังมีโปรโตคอลการติดตามที่มีอยู่ในระบบ วิธีนี้จะช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์สำนักงานของคุณเนื่องจากคุณสามารถหาเวลาแก้ไขเอกสารได้อย่างรวดเร็วรวมถึงสถานะและประวัติของรับส่งเอกสารขนาดใหญ่ที่คุณหรือทีมวิศวกรกำลังทำอยู่ รายงานการปรับปรุงจะได้รับการสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณและสมาชิกในทีมอื่นทราบเมื่อมีการอัปเดตไฟล์ การรักษาความปลอดภัยหลายระดับหมายความว่าเอกสารที่เป็นความลับและละเอียดอ่อนสามารถส่งได้อย่างปลอดภัยเช่นกัน
ด้วยคุณสมบัติที่สำคัญทั้งหมดเหล่านี้ทำให้การใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ ๆ เหล่านี้ทำให้การทำงานที่ บริษัทด้านสถาปัตยกรรมการก่อสร้างหรือวิศวกรรมทำได้ง่ายขึ้นและช่วยให้คุณมุ่งเน้นการทำงานมากกว่างานประจำและงานซ้ำ ๆ เช่นการส่งและรับเอกสาร